Documentos que los autónomos deben guardar

El archivo de los autónomos

Buenos días chicas y chicos:

Espero que estéis disfrutando del puente de la Constitución, o que lo hayáis disfrutado o que lo podáis disfrutar pronto.

Hoy nos reunimos en este día laborable (yo también me tomo algún día cuando puedo eh) para hablar de un asunto que, por ley, es relevante para los autónomos, hablamos de la obligatoriedad de guardar la documentación generada por la actividad del autónomo.

El modelo 036 o 037, que da inicio a la actividad como autónomo debe guardarse en todo momento y hasta 5 años después de finalizada la actividad. Lo mismo se aplica al modelo 521 que da el alta en la Seguridad Social, siempre y/o 5 años tras finalizar la actividad como autónomo.

Los libros de contabilidad se guardan 6 años tras el último asiento.

Los contratos, sean de trabajadores, socios, o alquiler de locales, pólizas de bancos, contratos de servicios y suministros, contratos con proveedores, durante 5 años.

Lo ideal es su conservación en la propia oficina (es lo normal), si se trata de un local comercial sería interesante disponer de un espacio para guardarlos, o si por seguridad se prefiere tenerlos a buen recaudo en el domicilio, realizar copias periódicas en formato digital para tenerlas disponibles en el local, o bien copias físicas (no de todo, pero sí de lo necesario u obligatorio).

Por qué hay que conservar la documentación

Respuesta corta, por ley, respuesta larga, por si Hacienda las requiere (y no se quiera una sanción) o bien porque fuera necesario defenderse de un tercero en algún momento y por vías administrativas o judiciales, es necesario aportar información documental.